Oblike dela se spreminjajo

Prihodnost je drugačna

V preteklosti je delodajalec organiziral delo in delovno mesto bodisi v podjetju ali na terenu. V času pandemije so se podjetja čez noč organizirala in uvedla delo na daljavo, kjer je bilo to možno. V mnogih podjetjih je delo na daljavo ostalo tudi po koncu pandemije. Nekateri delavci želijo, da delo od doma ostane v praksi tudi v prihodnje.

Po Gallupovi anketi, ki je bila opravljena spomladi 2020, kar 60 % delavcev, ki so med pandemijo delali od doma, želi tudi vnaprej ohraniti tako obliko dela.

V poročilu Deloitte, anketa Dbriefs, je 40 % anketiranih zapisalo, da razvijajo strategijo za ocenjevanje vlog in skupin, ki so primerne za stalno delo na daljavo.

Po raziskavi Gartnerja skoraj 75 % finančnih direktorjev načrtuje stalno delo od doma za vsaj 5 % delavcev. Skoraj četrtina finančnih direktorjev pa načrtuje ureditev tega za vsaj 20 % zaposlenih.

Delo od doma

Delo od doma zahteva predvsem spremembo razmišljanja v celotni organizaciji. Pravzaprav se s tem, ko organizacija uvaja delo od doma, zahtevajo nove smernice, ki določajo, kdo lahko dela od doma in kdo ne ter utemeljuje te odločitve.

Opredelitev do dela od doma je v podjetjih različna. Ponekod razmišljajo o stalni uvedbi dela od doma, drugje odklanjajo tako delo, nekatera pa uvajajo hibridni način dela.

Strategija za delo od doma vključuje dobro opredeljene cilje podjetja. Dolgotrajno delo od doma prinaša spremembe v sodelovanju in delu timov. Pomembni so analiza in ugotovitve, kaj ohranja visoko zmogljivost in učinkovitost delovnih ekip. Ob tem mora vodstvo podjetja organizirati vodenje, prepoznavanje in vzgajanje talentov na daljavo.

Delo od doma se bistveno razlikuje od dela v podjetju. Zaposleni se nahaja se v domačem okolju, kjer bivajo njegovi bližnji. Redko kateri delavec ima za svojo domačo pisarno posebno sobo. Vsak se znajde po svoje, glede na razmere in zmožnosti, kot so velikost in svetlost prostora, mir v delovnem okolju, opremljenost s pohištvom, kakovost internetne povezave … Ob vseh različnih pogojih pa je vedno treba poskrbeti za varnost in zdravje pri delu. O tem so postavljene zakonske zahteve, ki jih ne smemo prezreti.

V nekaterih primerih delo od doma prinaša boljše delovne rezultate kot delo v podjetju, včasih ne. Vodstvo podjetja z analizami ugotovi prednosti in slabosti ter na podlagi rezultatov prireja načine in oblike dela.

Ni vsakdo sposoben delati od doma

Delo od doma ni tako poetično enostavno in brez nevarnosti, kot se zdi na prvi pogled. Zahteva veliko discipline. Če nismo vajeni smotrno uporabljati svojega časa, si moramo pripraviti seznam nalog in terminski plan, ki nam pomagata k učinkovitosti. Zapisujte si, kako ste uspeli izkoristiti delovni čas oz. koliko časa ste porabili za posamezno nalogo. Učinkovitost opravljenih nalog naj spremljajo tudi nadrejeni.

V službenem oz. delovnem času nikakor ne uporabljajte družbenih medijev, nobenih računalniških igric, TV ali druge vrste zabave. Službeni čas je čas, za katerega vas delodajalec plačuje. Upravičiti morate vsako minuto, za katero ste plačani.

Organizacija dela od doma je v veliki meri prepuščena vam samim. Zato je treba zavestneje in odločneje postaviti mejo med delom in časom za družino. Ne morete venomer delati. Ko delate, resnično delajte, in ko ste z delom zaključili, bodite res z domačimi.

Vsega se ne da delati od doma

Vsa dela seveda niso primerna, da bi jih opravljali od doma. Mednje sodijo različna fizična, terenska in visoko tehnološko zahtevna dela, pri katerih uporabljamo velike in drage stroje. Nekaterih del ni mogoče opravljati od doma, ker zahtevajo fizično timsko sodelovanje, spet druga pa so take narave, da jih zaposleni lahko opravijo, ne da bi obiskali pisarno oz. delovno mesto.

Pri organizaciji dela od doma ne smemo pozabiti dejstva, da nekateri, ko delajo od doma, bivajo v drugi državi, kot je sedež njihovega podjetja. V tem primeru moramo upoštevati zakonodajo in pravila, ki veljajo pri tem.

Če želimo, da bo delo od doma kakovostno in uspešno, morajo biti jasno oblikovana pravila, kdo lahko dela od doma. Upoštevati je treba vso delovno in drugo zakonodajo. Dobra IT orodja omogočajo enostavno beleženje časa opravljanega dela, enostavno in pregledno poročanje o tem delu. Hkrati nudijo varno izmenjavo dokumentov med zaposlenimi, zunanjimi uporabniki in naročniki.

Hibridno delo

Vse več podjetij vidi najboljšo možnost v hibridnem delu. Oblike hibridnega dela so različne. Ponekod so delavci dva dni na delovnem mestu v podjetju, tri dni od doma. Nekatera podjetja prakticirajo, da polovica zaposlenih dela en teden od doma, druga polovica v podjetju. Naslednji teden se zamenjajo.

Sama imam izkušnjo z vsem navedenimi oblikami dela. Najbližje mi je oblika hibridnega dela, in sicer dva dni v pisarni v podjetju in tri od doma.

V podjetju Mikrocop je oblika hibridnega dela dobro definirana in uveljavljena.

Zaupanje vodilnih zaposlenim je zelo pomembno. Zaposleni imamo veliko avtonomijo in zato večjo odgovornost. Zaupanje povečuje pripadnost in odgovornost do podjetja in dela.

Ponekod uvajajo štiridnevni delovnik. Delajo od ponedeljka do četrtka. Delovna učinkovitost je menda enaka kot pri petdnevnem delovniku. V nekaterih podjetjih povedo, da se je učinkovitost celo povečala. Zaposleni se zavedajo, da morajo delo opraviti in bodo potem tri dni prosti. Zato se bolj potrudijo in maksimalno izkoristijo delovni dan.

Brez sodobnih IT rešitev ne gre

Delo od doma in hibridno delo bosta v prihodnosti postali bolj ali manj stalnica. Razmere pandemije v preteklih letih so nas prisilile, da smo se hitro navadili uporabljati tehnologije, ki nam to omogočajo. Dostopna so vedno nova in boljša računalniška orodja, ki omogočajo delo na daljavo. Poiskati jih moramo in uvajati v naše delo, saj boljša orodja pripomorejo k enostavnejšemu, varnejšemu in učinkovitejšemu delu.

V podjetju Mikrocop za kvalitetno in varno opravljanje dela od doma uporabljamo lastno rešitev InDoc EDGE.

InDoc EDGE omogoča upravljanje pošte, potrjevanje naročil, upravljanje pogodb, likvidacijo računov, upravljanje ISO dokumentacije. Pomaga pri zajemu podatkov, upravljanju dokumentov in poslovnih procesov z e-podpisovanjem ter varno elektronsko hrambo. Upravljanje dokumentov v različnih fazah njihove življenjske poti (internih aktov podjetja, zapisnikov, pogodb o zaposlitvi, aneksov, obvestil o dopustu, ocenjevalnih listov ipd.) učinkovito pomaga obvladati njihov tok.

Omogoča:

• uporabo predlog pri ustvarjanju dokumentov,
• varno deljenje dokumentov s sodelavci in zunanjimi deležniki,
• e-podpisovanje dokumentov na več načinov,
• ohranjanje celovitosti in verodostojnosti,
• upravljanje poslovnih procesov, usklajenih s poslovnimi cilji podjetja,
• sledljivost upravljanja poslovnih procesov,
• zagotavljanje dostopa le pooblaščenim osebam,
• varno hranjenje skladno z načeli varne hrambe,
• skladnost varstva osebnih podatkov (GDPR),
• visoko raven razpoložljivosti.

Sodobne IT rešitve, ki jih uporabljamo pri delu v podjetju, so še bolj nepogrešljive pri delu od doma. To je praktično nemogoče, če imamo podatke fizično hranjene v različnih mapah inregistratorjih. Prenašanje registratorjev iz podjetja v domačo pisarno je nepraktično in nedopustno, ker so podatki izpostavljeni tveganjem. Sodobne IT rešitve, tudi rešitev našega podjetja, imajo vse podatke shranjene v elektronski obliki, tako da so dostopni povsod, kjer delate, hkrati pa vedno varni.

Pandemija je prinesla tudi dobre učinke

Mnogi so lahko doma in dobivajo plačo. Za plačo je seveda še vedno treba dobro in veliko delati. Ni pa se treba odpraviti službo, nismo izpostavljeni nevarnosti prometa in ujeti v prometnih zastojih. Vsaka pot pomeni porabo goriva, delo od doma pa zmanjša obremenitev okolja. Mnogim je prihranjenega več ur časa, ki so ga porabili za pot v službo in nazaj. Zato so delavci manj utrujeni in bolj učinkoviti. Lahko bi našteli še več pozitivnih učinkov dela od doma. Mnoge dobre prakse se bodo obdržale, negativnim vplivom pa se bomo skušali izogniti. Da je delo od doma sploh mogoče, se moramo zahvaliti sodobni računalniški opremi in IT programom. Postajajo vedno boljši in učinkovitejši, delo z njimi pa vedno lažje in varnejše.

Viri:

1. Megan Brenan, U.S. Workers Discovering Affinity for Remote Work, Gallup, 3. 4. 2020
2. Deloitte Tax LLP, The now and next of workforce strategies, 18. 6. 2020
3. Justin Lavelle, Gartner CFO Survey Reveals 74 % Intend to Shift Some Employees to Remote Work Permanently, Gartner, 3. 4. 2020